Quản lý thời gian để làm việc hiệu quả nhất

Các bạn có để ý thời gian giai đoạn này dường như trôi nhanh hơn thời gian trước không? Một ngày cũng 24h sao chúng ta làm được khối lượng công việc ít hơn, làm việc này chưa xong, việc khác lại tới mà không biết nên sắp xếp thế nào cho phù hợp, hiệu quả và giải quyết được trọn vẹn khối lượng công việc mình cần?

Câu nói “Thời gian luôn công bằng với mọi người”. Quả đúng như vậy, dẫu bạn là tỷ phú xx.. tài sản ròng hàng tỷ đô la hay bạn là một người tự do vô sản, bạn vẫn chỉ có 24h đó thôi, không ai nhiều hơn hay ít hơn 1 giây. Thời gian cũng có một trường, và trường này ước chế tất cả chúng ta, quay mỗi ngày lặng lẽ bên cạnh chúng ta.

Vậy, Bạn đã quản lý công việc của mình hiệu quả chưa?

Đó cũng là câu hỏi mà chúng ta luôn trăn trở, với thời gian như vậy mình đã quản lý và vận dụng tốt cho mọi hoạt động như: Công việc, gia đình, đọc sách, du lịch, xem phim, thể thao vv…?

Chúng ta cùng tìm hiểu về quản lý thời gian làm việc hiệu quả để tăng hiệu suất công việc.

1. Lập kế hoạch cho công việc

Mỗi người đi làm đều có thời gian làm việc trong 1 ngày là bao nhiêu tiếng, bắt đầu từ lúc nào và kết thúc lúc nào. Khi nắm bắt được thời gian này cố định mỗi ngày rồi chúng ta cùng lập ra bảng công việc hàng ngày hay thường gọi to-do-list.

Chúng ta phân chia thời gian để làm các việc được phù hợp và mục tiêu đặt ra trong ngưỡng thời gian đó cần tập trung để làm. Chúng ta cũng chỉ nên liệt kê 3-5 đầu mục lớn mỗi ngày làm việc vì đó là ngưỡng mà não con người ghi nhớ và sẵn sàng hoạt động tốt nhất. Từ 3-5 đầu mục lớn này chúng ta chia nhánh ra nhưng việc nhỏ và chi tiết cụ thể hơn.

Để làm được to-do-list này thì sau mỗi ngày làm việc kết thúc chúng ta đã phải định sẵn trong đầu kế hoạch cho ngày mai, bạn có thể ghi tạm những công việc cho ngày mai ra cuốn sổ mà chưa cần chi tiết, hoặc những việc hôm nay bạn đang làm dang dở chưa hoàn thành.

Điều quan trong nữa chung ta cần chuẩn bị nhưng vật dụng cá nhân hỗ trợ công việc như máy tính, bàn làm việc sạch sẽ, bút, vở.. sắp xếp gọn gàng ngăn nắp.

2. Đánh giá ưu tiên cho công việc

Sau khi nhìn vào bảng đầu mục công việc chúng ta đánh giá dựa trên mức độ ưu tiên. Đầu tiên chúng ta gạch đầu dòng những việc quan trọng trước, ưu tiên theo tiêu chí “quan trọng khẩn cấp”, “quan trọng chưa khẩn cấp”, “không quan trong, không khẩn cấp”.

Cũng có một số công việc chỉ chiếm thời gian hết sức ngắn thì chúng ta có thể làm luôn tránh phải chờ đợi khi làm những việc quan trọng mà mất thời gian dài.

Yếu tố để chúng ta hoàn thành to-do-list chính là dựa vào sự phân loại công việc và phân bổ thời gian cho công việc đó để chúng ta tập trung làm thật tốt mà không bị phân tâm bởi các yếu tố bên ngoài.

Ví dụ như bạn có yêu cầu 3 báo giá lớn, có một hợp đồng mà khách đang thương thảo để hai bên ký kết, chuẩn bị hồ sơ để làm quyết toán thanh toán cho một hợp đồng đã ký, kiểm tra mail trả lời một cuộc hẹn với bạn bè vv…Theo bạn, chúng ta nên ưu tiên việc nào trước? Đó chính là cách bạn lên kế hoạch và hành động cho công việc của mình.

3. Bắt tay thực hiện công việc thôi nào

Sau một thời gian suy nghĩ, lên kế hoạch, dành ưu tiên, và (có thể cả) trì hoãn, bạn cũng sẽ tới lúc phải bắt tay làm việc. Nhưng đây cũng là giai đoạn khó khăn nhất. Làm sao để làm việc tập trung và hiệu quả? Làm sao để không xao nhãng vào mạng xã hội, điện thoại, chuyện trò? Làm sao để không cảm thấy nhàm chán và có động lực làm đến hết đầu việc đề ra?

Từ lịch thời gian chúng ta đã đặt ra, chúng ta bắt đầu với từng công việc nhỏ và thường con người chỉ tập trung tư tưởng cao trong vòng 25 phút sau đó bạn cho trí não được giải lao trong 1 khoảng thời gian ngắn nhưng không quá 5 phút. Cứ như vậy chúng ta làm những việc đã định theo đúng mốc mục tiêu. Điều này dựa theo “phương pháp Pomodoro” được phát triển bởi Francesco Cirillo vào cuối những năm 1980.

4. Tự mình đánh giá các việc đã làm

Chúng ta tự làm ban giám khảo để đánh giá chính hiệu suất năng lực công việc mà mình vừa thực hiện. Tự đánh giá giúp chúng ta can đảm nhìn lại chính mình, xem việc đã làm được và chưa làm được đề điều chỉnh kế hoạch phù hợp hơn cho lần tiếp theo.

Việc này hết sức quan trọng nhưng không nghiêm trọng, chúng ta chỉ cần nghiêm túc đối đãi tốt từng công việc nhỏ thì tự nhiên công việc lớn sẽ được hoàn thành.

5. Nghỉ ngơi

Con người chúng ta cũng có các chu kỳ nghỉ ngơi để phục hồi và tái tạo. Sau những khoảng thời gian làm việc tập trung, chúng ta cũng cần nuôi dưỡng tâm hồn và cơ thể khỏe mạnh lành mạnh. Mỗi người có một phương pháp khác nhau, vận động khác nhau như chạy bộ, gym, yoga, thiền định, đọc sách, nấu nướng, du lịch vv…

Đó cũng chính là lúc mỗi cơ thể tái tạo năng lượng tích cực càng thêm hưng phấn hơn cho công việc ngày mới.

Mỗi người đều có một phong cách làm việc riêng và không có công cụ hay phương pháp làm việc nào là hợp với tất cả. Cách duy nhất để định hình phong cách làm việc và tối ưu hoá năng suất là “Thử nghiệm”. Thử tất cả các phương pháp, công cụ, và lời khuyên cho đến khi bạn tìm được phương pháp thích hợp nhất với chính bản thân mình.

Chúc các bạn luôn làm tốt công việc của chính mình, sắp xếp, cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi hợp lý. Hi vọng bài viết trên giúp các bạn thử nghiệm một phương pháp mới cho bản thân mình và nhận ra nó phù hợp hay không để áp dụng.